Copilotで資料を作るときに困りやすいこと

「AIにPowerPointを作ってもらえば、資料作成が一気に楽になるのでは？」 そう考えるのは自然です。実際、AIを使えば文章の整理や構成案の作成など、 資料作成の面倒な部分をかなり効率化できます。

ただ、社内資料になると話が少し変わります。 会社には会社ごとのテンプレートがあり、ロゴ、フォント、カラー、表紙、 ページ番号、レイアウトなど、普段から決められた形式を使っているケースがあります。

そのため、AIに「企画書を作って」とだけ頼んで完成した資料を、 あとから社内フォーマットへ直そうとすると、せっかく時短したのに修正作業が増えてしまうことがあります。

「AIに何を伝えるか」を先に決める理由

私は、資料作成では「AIに作らせること」よりも、 「AIに何を伝えるか」のほうが大切だと考えています。

AIが作った資料に対して、「見た目はきれいだけど、結局何が言いたいのかわからない」 と感じた経験がある人もいると思います。 これは、スライドのデザインだけの問題ではありません。 誰に向けた資料なのか、何を目的にするのか、最後に相手へどんな判断をしてほしいのか。 こうした前提が曖昧なままだと、AIも方向性を決めにくくなります。

だから私は、いきなりPowerPointを開いて「作って」と頼むより、 先にテキストで資料の目的や構成を整理する方法をおすすめします。

STEP 1：Copilotで企画・構成・文章を整理する

まずはPowerPointを開く前に、Copilotと会話します。 ここで整理するのは「どんな資料を作るのか」「誰に見せるのか」 「最終的に何を伝えたいのか」です。

例えば、来月の営業会議で新しい施策を提案するなら、 いきなり「PowerPointを作って」と頼むのではなく、 資料の目的、参加者、承認してほしいこと、伝えたい材料などを渡します。

この段階では、デザインを考えなくても大丈夫です。 まず「中身」を固めます。白紙のスライドを見ながら悩むより、 テキストで構成を整理してからPowerPointへ移したほうが、考えることを分けられます。

STEP 2：会社のPowerPointテンプレートを開く

構成が固まったら、次に普段使っている会社のPowerPointテンプレートを開きます。 ここが今回の方法の重要なポイントです。

新しいPowerPointをゼロから作るのではなく、 「いつも会社で使っているテンプレート」をそのまま開くようにします。

• 会社のロゴやブランドカラー
• 社内で決められたフォント
• 表紙やページレイアウト
• フッターやページ番号
• 普段の会議で使っているスライド構成

自社テンプレートを最初から使えば、「AIが作った資料を、あとから会社のフォーマットに直す」 という作業を減らせます。特に社内向け資料では、内容だけでなく見た目の統一感も大切です。

STEP 3：PowerPointのCopilotに構成を渡す

PowerPointのCopilotアイコン

最後に、PowerPoint上のCopilotを使います。 PowerPointを開いた状態でCopilotを起動し、STEP 1で整理した構成をチャット欄に貼り付けます。

Copilotの入力画面

この指示のポイントは、単に「資料を作って」と頼むのではなく、 「現在開いているテンプレートを使う」「既存デザインを維持する」 と明示することです。

なお、AIが生成したスライドが最初から100点になるとは限りません。 文字量が多い、見出しが少し弱い、ページの分け方がイメージと違うなど、 気になるところがあれば、そこから追加で指示していけばOKです。

この方法を使うメリット

①「何を作るか」と「どう作るか」を分けられる

いきなりPowerPointを開くと、「このページには何を書こう」「次のページはどうしよう」 と、内容とデザインを同時に考えることになります。 そこで、テキストで中身を考えてからPowerPointで形にする。 これだけでも頭の負担を分けられます。

② 社内テンプレートを活かせる

自社テンプレートを最初から開いておけば、 「AIが作った資料を、あとから会社のフォーマットに直す」という作業を減らせます。 社内資料では、見た目を揃えるための修正が意外と時間を使うので、 最初から器を合わせておく意味は大きいです。

③ AIとのやり取りを短くしやすい

PowerPoint上でゼロから考えさせるのではなく、 先に整理された内容を渡すため、PowerPointでは「スライドにすること」に集中できます。 イメージと違った場合も、テキスト側の構成を修正してから再度流し込む、という進め方ができます。

実際に使うときに感じるポイント

私自身、仕事でAIを使うときに強く感じるのは、 「作業時間そのものが減る」こと以上に、資料を作り始めるまでの心理的なハードルが下がることです。

PowerPointを開いて白紙のスライドを見ると、 「何から書こう」と考えてしまいます。 ところが、先にAIへ相談しておけば、 「この順番でいい？」「この説明はわかりにくい？」「上司に説明するならどこを強調すべき？」 と会話しながら整理できます。

私は本業でMicrosoft 365 Copilotの有償版を使っており、 メールやチャットだけでなく、企画資料や報告用資料の原案を作る用途でも使っています。 その中で感じるのは、AIを「全部やってくれる魔法の道具」と考えるより、 自分が考えるべき部分と、AIに任せる部分を分けたほうが使いやすいということです。

特に、普段から残業や他の仕事を抱えている会社員にとっては、 「資料作成だけで夜の時間がなくなる」という状態を避けることが大切です。 私自身も副業では1日30分〜1時間程度しか作業しない日が多く、 本業でも「面倒な作業をどう減らすか」をかなり意識しています。 AIを使う目的は、仕事を増やすことではなく、考えるべき仕事や自分の自由時間を確保することだと考えています。

注意点・最後に人間が確認すること

AIに作ってもらった資料を、そのまま提出するのはおすすめしません。 最終的には必ず自分で確認してください。

• 数字や日付などの事実が合っているか
• 自分が伝えたい結論とズレていないか
• 文章量が多すぎないか
• 社内ルールや機密情報の扱いに問題がないか
• 実際の会議で説明しやすい流れになっているか

また、「既存テンプレートを維持して」と指示しても、AIがすべてのレイアウトを完璧に守るとは限りません。 生成後はスライド全体を確認し、必要なら人間が微調整します。 ここを面倒に感じて全部任せるのではなく、 最後の仕上げだけ人間が担当するくらいに考えると、使いやすくなります。

まとめ｜Copilotには「作って」だけではなく「何を伝えたいか」を渡す

今回紹介した方法は、次の3ステップです。

大切なのは、「AIに全部考えてもらう」ことではありません。 自分が考えるべきなのは、「誰に、何を、どう伝えたいのか」です。 そこが決まったら、AIに形にしてもらう。 この役割分担なら、Copilotを単なる「PowerPoint自動作成ツール」ではなく、 自分の考えを資料へ変換するための相棒として使いやすくなります。